Undanþágur frá samþykktum

Undanþágukerfið gerir kleift að sleppa samþykktarferli á tilteknum innkaupaskjölum sem uppfylla fyrirfram skilgreindar reglur. Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir endurtekna reikninga (t.d. mánaðarleg leiga, símareikningar, áskriftir) þar sem upphæð og lánadrottinn eru þekkt fyrirfram.

Þegar innkaupaskjal passar við undanþágureglu er hægt að gefa skjalið út beint án þess að samþykktarferli stöðvi það, eða sleppa samþykktarbeiðni þannig að kerfið hagi sér eins og ekkert samþykktarverkflæði sé virkt. Öll notkun undanþágu er skráð í kladdann og er algjörlega rekjanleg.

Uppsetning

Farðu í Stillingar samþykkta (Approval Setup Card).

Upplýsingar

Heiti	Lýsing
Spyrja við undanþágusamsvörun	Ef hakað er í þennan reit fær notandinn staðfestingarglugga sem sýnir hvaða regla passar og spyr hvort sleppa eigi samþykkt. Ef ekki er hakað er undanþága beitt sjálfkrafa.

Úr Stillingar samþykkta er hægt að smella á "Undanþágureglur" í yfirlitssvæðinu til að opna reglulista.

Undanþágureglur

Síðan Undanþágureglur samþykkta (Approval Exemption Rules) er listi þar sem hægt er að stofna, breyta og hafa umsjón með öllum undanþágureglum.

Upplýsingar

Heiti	Lýsing
Númer lánadrottins	Lánadrottinn sem reglan á við um. Þessi reitur er skylda.
Nafn lánadrottins	Nafnið á lánadrottni, sótt sjálfkrafa úr lánadrottnaspjaldi.
Lýsing	Frjáls texti sem lýsir tilgangi reglunnar (t.d. „Mánaðarleg leiga á skrifstofu").
Ótakmarkað	Engin upphæðar takmörk á reglunni.
Upphæð	Áætluð upphæð skjals (með VSK). Ef upphæð á skjali er innan vikmarka passar reglan. Hægt að setja inn 'X' upphæð ásamt '<X' minna en 'X' upphæð.
Upphæðarvikmörk %	Prósentu vikmörk kringum upphæð. T.d. ef upphæð er 100.000 og vikmörk 5% þá passar skjal með upphæð á bilinu 95.000–105.000.
Vikmörk	Reiknaður reitur sem sýnir upphæðarbilið. Ef vikmörk eru 0% sýnir hann aðeins upphæðina.
Fjárhagslykill nr.	Valfrjálst. Ef fyllt út þarf að minnsta kosti ein lína í skjalinu að bókast á þennan fjárhagslykil til þess að reglan passi.
Gjaldmiðill	Gjaldmiðill sem reglan gildir um. Skildu eftir autt fyrir ISK (staðbundinn gjaldmiðil).
Hám. notkun á mánuði	Hámarksfjöldi skjala sem mega nota þessa reglu á hverjum mánuði (miðað við bókunardagsetningu). 0 þýðir ótakmarkað.
Sía skjalategundar	Hvort reglan gildi um reikninga, kreditreikninga, pantanir eða allt.
Lokadagur	Segir til loka dagsetningu reglunar. Hún dettur úr gildi ef reynt er að nota regluna eftir loka dag. Ef þetta er tómt rennur reglan aldrei út.
Virkt	Hvort reglan sé virk. Aðeins virkar reglur eru athugaðar.
Fjöldi notkunar	Reiknaður reitur sem sýnir hversu oft reglan hefur verið notuð (fjöldi í kladdanum).
Búið til af / Dagsetning stofnunar	Sjálfkrafa fyllt út við stofnun.

Aðgerðir

Aðgerð	Lýsing
Virkja	Kveikir á valinni reglu.
Aftengja	Slekkur á valinni reglu.
Skoða undanþágukladda	Opnar kladdann síaðan á valda reglu svo hægt sé að sjá öll skjöl sem hún hefur verið beitt á.

Upplýsingareitur

Hægra megin á reglusíðunni er „Nýleg notkun undanþágu" sem sýnir nýjustu færslurnar úr kladdanum fyrir valda reglu.

Hvernig samsvörun virkar

Þegar innkaupaskjal er gefið út eða sent til samþykktar ber kerfið skjalið saman við allar virkar undanþágureglur. Reglurnar eru athugaðar í eftirfarandi röð:

1. Lánadrottinn – Reglan verður að vera fyrir sama lánadrottinn og er á skjalinu.
2. Tegund skjals – Ef reglan segir „Allt" passar hún við allar tegundir. Annars þarf tegund skjals að vera sú sama.
3. Gjaldmiðill – Gjaldmiðill skjals verður að samsvara gjaldmiðli reglu. Autt jafngildir staðbundnum gjaldmiðli (ISK).
4. Upphæð – Heildarupphæð skjals (með VSK) verður að vera innan vikmarka reglunnar.
5. Hámarksnotkun á mánuði – Ef reglan hefur takmörk telur kerfið hversu mörg önnur skjöl hafa nýtt regluna í sama mánuði. Ef hámarkinu er náð passar reglan ekki.
6. Fjárhagslykill – Ef reglan tilgreinir fjárhagslykil þarf að minnsta kosti ein innkaupalína af tegund fjárhagslykils að bókast á viðkomandi lykil.

Fyrsta reglan sem uppfyllir öll skilyrði er notuð. Ef engin regla passar fer skjalið í venjulegt samþykktarferli.

Útgáfa skjals

Þegar notandi smellir á "Gefa út" á innkaupaskjali athugar kerfið hvort skjalið samsvarar einhverri undanþágureglu. Ef regla passar (og notandi staðfestir ef stillingin "Spyrja við undanþágusamsvörun" er virk) er skjalið gefið út beint án þess að samþykktartakmarkanir stöðvi það.

Færsla er stofnuð í kladdanum með aðgerðina „Útgefin".

Samþykktarbeiðni

Þegar kerfið athugar hvort samþykktarverkflæði sé virkt (t.d. þegar notandi reynir að senda samþykktarbeiðni) og skjalið samsvarar undanþágureglu, hagar kerfið sér eins og ekkert samþykktarverkflæði sé til staðar. Skjalið fer beint áfram og færsla er stofnuð í kladdanum með aðgerðina „Samþykkt sleppt".

Athuga undanþágu handvirkt

Á síðunum Innkaupareikningur og Innkaupakreditreikningur er aðgerðin „Athuga undanþágu" (Check Exemption) í valmyndinni.

Aðgerðin athugar hvort skjalið samsvari einhverri virku reglu og sýnir skilaboð um niðurstöðuna. Ef regla passar sýnir kerfið hvaða regla passaði, lánadrottinn og upphæð. Ef engin regla passar birtast skilaboð um það.

Þessi aðgerð stofnar enga færslu í kladdanum og er eingöngu til upplýsinga. Þetta er gagnlegt til að prófa hvort nýjar reglur séu rétt uppsettar áður en þær eru notaðar í framkvæmd.

Undanþágukladdi

Síðan Undanþágukladdi samþykkta (Approval Exemption Log) sýnir allar undanþágur sem hafa verið veittar. Kladdanum er ekki hægt að breyta eða eyða og er varanleg rekjanleg skráning.

Upplýsingar

Heiti	Lýsing
Færslunúmer	Sjálfkrafa raðnúmer.
Tegund skjals	Reikningur, kreditreikningur eða pöntun.
Númer skjals	Hægt er að smella á til að opna skjalið.
Númer lánadrottins / Nafn	Lánadrottinn skjalsins.
Upphæð skjals	Heildarupphæð skjals á þeim tíma sem undanþága var veitt.
Samsvarandi regla	Færslunúmer og lýsing reglunnar sem passaði.
Samsvörun á fjárhagslykil	Fjárhagslykillinn sem var samstillt við (ef við á).
Undanþága af	Notandinn sem framkvæmdi aðgerðina.
Dagsetning undanþágu	Nákvæm dagsetning og tími.
Bókunardagsetning	Bókunardagsetning skjalsins.
Aðgerð	„Útgefin" (skjalið var gefið beint út) eða „Samþykkt sleppt" (samþykktarferli var sleppt).

Aðgangur að kladdanum

Hægt er að opna kladdann á þrjá vegu:

1. Stillingar samþykkta → Undanþágukladdi (í yfirliti).
2. Undanþágureglur → veldu reglu → Skoða undanþágukladda (síað á þá reglu).
3. Undanþágureglur → upplýsingareitur til hægri sýnir nýjustu færslur.

Dæmi

Dæmi 1: Mánaðarleg leiga

Fyrirtækið greiðir 200.000 kr. í leigu mánaðarlega til lánadrottins „Fasteignafélag ehf." (nr. 10100).

Heiti	Gildi
Númer lánadrottins	10100
Lýsing	Mánaðarleg leiga á skrifstofu
Upphæð	200.000
Upphæðarvikmörk %	0
Hám. notkun á mánuði	1
Sía skjalategundar	Reikningur
Virkt	Já

Þegar reikningur frá 10100 að upphæð 200.000 kr. er gefinn út fer hann beint í gegn án samþykktar, en aðeins einu sinni á mánuði.

Dæmi 2: Símareikningur með sveiflum

Símareikningur frá lánadrottni 20200 er venjulega á bilinu 45.000–55.000 kr.

Heiti	Gildi
Númer lánadrottins	20200
Lýsing	Símareikningur
Upphæð	50.000
Upphæðarvikmörk %	10
Hám. notkun á mánuði	1
Sía skjalategundar	Reikningur
Virkt	Já

Vikmörkin gefa bilið 45.000–55.000 kr. Ef reikningurinn er 52.000 kr. gildir undanþágan. Ef hann er 60.000 kr. fer hann í samþykkt eins og venjulega.

Athugið

Undanþágan kemur aðeins til framkvæmda ef skjalið uppfyllir öll skilyrði reglunnar. Ef upphæð er utan vikmarka, gjaldmiðill passar ekki, eða mánaðarleg notkun er fullnýtt, fer skjalið í venjulegt samþykktarferli.

Ef margar reglur passa við sama skjal er fyrsta reglan sem samsvarar notuð.

Kladdinn er varanlegur og er ekki hægt að breyta eða eyða til að tryggja fullan rekjanleika.